Documenten met een digitale handtekening beveiligen

Gemiddelde leestijd: 11 minuten

In de afgelopen jaren zijn er veel ontwikkelingen voor de laptop / computer geweest. Door het grote aantal ontwikkelingen binnen de computerwereld zijn er veel nieuwe toepassingen bijgekomen waarvoor de computer / laptop kan worden gebruikt. 

Door het toenemende aantal toepassingen komen er ook steeds meer belangrijke documenten op de laptop / computer te staan. Natuurlijk wil je dat deze bestanden allemaal veilig worden bewaard zodat ze niet zonder toestemming kunnen worden bewerkt. 

Ben jij benieuwd hoe je de bestanden kunt beschermen? Wij vertellen in dit artikel alles over de digitale handtekening en hoe je deze kunt gebruiken voor het beveiligen van de bestanden.

Inhoudsopgave

Veilig online

Wil jij jouw gevoelige informatie uit documenten beveiligen?

Wanneer je aan belangrijke documenten gaat werken kan het al snel voorkomen dat er gevoelige informatie in een document staat. Gelukkig kun je de gevoelige informatie uit de bestanden beveiligen.

Ben jij benieuwd hoe je de gevoelige informatie uit de handen van onbevoegden kunt houden?

Lees het boek veilig online hier!

Wat is je digitale handtekening

Een digitale handtekening kan net als de handgeschreven handtekening worden gebruikt voor het toe-eigenen van een bestand. Bijvoorbeeld voor het geven van een toestemming of om een foto / tekening tegen auteursrecht te beschermen. 

Binnen de computerwereld kun je met twee verschillende handtekeningen werken. Zo kun een handgeschreven handtekening in scannen en vervolgens in een document invoegen. Dit wordt ook wel de gewone elektronische handtekening genoemd. 

Naast de gewone digitale handtekening kun je een bestand met een gekwalificeerde elektronische handtekening beveiligen. Hiervoor wordt een elektronische handtekening aan het document gekoppeld. 

Er zijn twee verschillende soorten elektronische handtekeningen waarmee informatie uit bestanden kan worden beveiligd. Zo kan er een certificaat aan een bestand worden gekoppeld. Wanneer je een bestand met een digitale handtekening wilt openen heb je een speciaal programma nodig. Bestanden waaraan certificaten zijn gekoppeld kunnen alleen worden geopend met programma’s die certificaten kunnen lezen

Documenten met een digitale handtekening beveiligen

De laatste versie van de digitale handtekening is de veiligste versie. Bij deze versie wordt met een tweestapsverificatie gewerkt. Bij tweestapsverificatie wordt er een sms of e-mail voor de verificatie toegezonden. Dit wordt vaak bij hoogst persoonlijke informatie gebruikt zoals: 

  • Het herstellen van een e-mail adres
  • Bank gegevens verifiëren
  • Belangrijke overheidsdocumenten

Waar moet een digitale handtekening aan voldoen

De minimale eisen van de digitale handtekening zijn het kunnen achterhalen wie de maker van het document / ondertekenaar zijn en de echtheid van een document. 

Hiermee kun je voorkomen dat wanneer de verstuurde bestanden zijn onderschept worden bewerkt. Naast het ondertekenen van belangrijke bestanden wordt het digitale certificaat voor auteursrecht gebruikt. Het wordt namelijk een stuk moeilijker om bestanden zoals boeken, documenten en video’s met onbevoegden te delen.  

Wanneer je de handtekening als bewijslast wilt gebruiken is het verstandig om minimaal met een elektronische handtekening te werken. Het is namelijk moeilijk te bewijzen dat de handtekening door de persoon zelf is toegevoegd. Voor auteursrechtelijke bestanden zoals foto’s, video’s en documenten voldoet het digitale certificaat.

Document als PDF beveiligen

Digitale handtekening in adobe maken

Als je een foto / afbeelding of video hebt bewerkt wil je vaak graag een bewijsje geven waarin te zien is dat het bestand van jouw afkomstig is. Hiervoor is het invoegen van een handgeschreven handtekening vaak voldoende. 

Een handtekening kan ook met de computer worden gemaakt. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van Adobe-illustrator of Adobe Photoshop. Nadat je de handtekening hebt gemaakt kan deze op de harde schijf worden opgeslagen. Hierdoor kun je hem vervolgens aan auteursrechtelijke bestanden toevoegen.

Veilig online

Wil jij jouw gevoelige informatie uit documenten beveiligen?

Wanneer je aan belangrijke documenten gaat werken kan het al snel voorkomen dat er gevoelige informatie in een document staat. Gelukkig kun je de gevoelige informatie uit de bestanden beveiligen.

Ben jij benieuwd hoe je de gevoelige informatie uit de handen van onbevoegden kunt houden?

Lees het boek veilig online hier!

Digitale handtekening in outlook

Naast de handtekening die wordt gebruikt voor het beschermen / beveiligen van documenten kun je ook een automatische afsluiting aan e-mail toevoegen. Dit wordt door een mail programma vaak een handtekening genoemd. Hoe een automatische afsluiting kan worden gemaakt kan per programma / website waarmee je de mail verstuurd verschillen. 

In dit voorbeeld laten we zien hoe je een e-mail handtekening binnen de online-omgeving van Outlook.com kunt maken. Hiervoor moet je eerst naar de website http://outlook.live.com/. Wanneer je deze website hebt geopend zie je rechts boven in een tandwieltje. 

Door met de linkermuisknop op dit tandwieltje te drukken wordt er een nieuw venster aan de rechterkant van het scherm getoond. Onderaan dit venster staat een link met de tekst alle outlook instellingen weergeven. 

Nadat je met de linkermuisknop op de link met de tekst alle outlook instellingen hebt gedrukt wordt er een nieuw venster geopend. Binnen dit venster staan aan de zijkant verschillende tabbladen. Hier moet het tabblad met de tekst mail zijn geselecteerd. Voor het invoeren van een e-mail handtekening moet je hier op opstellen en beantwoorden drukken.

Digitale handtekening outlook

Binnen het venster dat rechts naast de tabbladen staat kun je de handtekening instellen. Wanneer je vervolgens een mail gaat versturen worden de dingen die je hier hebt ingesteld automatisch aan de mail toegevoegd.   

Documenten beveiligen

Wanneer je aan documenten met daarin gevoelige informatie gaat werken is het fijn dat het document niet zomaar niet zomaar door iemand anders kan worden bewerkt. Gelukkig zijn er tegenwoordig opties waarmee je de belangrijke documenten kunt beveiligen. 

Voor het beschermen van documenten kun je een beveiliging in bouwen. Een document kan worden bewaard als PDF. Hiervoor moet je tijdens het bewaren van een document voor de optie bewaren als pdf kiezen. 

Nadat je het document als PDF hebt opgeslagen kan het document niet meer gewijzigd worden en kan het document alleen met een PDF lezer worden geopend. In een PDF bestand kunnen geen wijzigingen worden aangemaakt. 

Bestanden beveiligen met digitale handtekening

PDF tegen wijzigingen beschermen

Een ander voordeel van een PDF bestand is dat je de rechten voor het PDF bestand in kunt stellen. Zo kun je ervoor zorgen dat een PDF bestand alleen kan worden gelezen en het wijzigen nog een stapje moeilijker wordt. 

Naast het geven van rechten kun je een wachtwoord aan het PDF bestand geven. Wanneer het PDF bestand vervolgens wordt geopend moet er een wachtwoord worden ingevoerd. 

Naast het wachtwoord kan er een certificaat aan het PDF bestand worden gekoppeld. Het PDF bestand kan dan alleen met een PDF lezer worden die certificaten kan lezen worden geopend. Een programma dat hier goed bij kan helpen is Adobe PDF reader. Door dit certificaat hoef je niet bang te zijn dat het PDF bestand met gevoelige informatie zomaar in de verkeerde handen terecht komt. 

Veilig online

Wil jij jouw gevoelige informatie uit documenten beveiligen?

Wanneer je aan belangrijke documenten gaat werken kan het al snel voorkomen dat er gevoelige informatie in een document staat. Gelukkig kun je de gevoelige informatie uit de bestanden beveiligen.

Ben jij benieuwd hoe je de gevoelige informatie uit de handen van onbevoegden kunt houden?

Lees het boek veilig online hier!

Gerelateerde berichten

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.